PDPA Notice Notis PDPA

Privacy Policy

How ITS MART SDN BHD collects, uses and protects your personal data under the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709).

Last updated: 21 October 2026

Dasar Privasi

Cara ITS MART SDN BHD mengumpul, menggunakan dan melindungi data peribadi anda di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709).

Kemas kini terakhir: 21 Oktober 2026

1Introduction

ITS MART SDN BHD (Registration No. 201501003080) ("we", "us", "our") provides IT solutions, including software and application development, system integration, cloud and hosting services, IT support and maintenance, network and cybersecurity services, and IT consultancy (the "Services").

This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose and protect personal data in line with the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709) and its amendments (the "PDPA"). It applies to our clients, prospective clients, users of our websites and applications, suppliers, job applicants and anyone else who deals with us. In this Policy, "personal data" and "processing" have the meanings given in the PDPA.

By providing your personal data to us, using our websites or applications, or engaging our Services, you consent to us processing your personal data as described in this Policy.

2Personal Data We Collect

Depending on how you deal with us, we may collect the following:

  • Identity and contact details: name, NRIC or passport number, job title, company name, email address, phone number, billing and correspondence address.
  • Account and login details: username, password (stored in hashed form), login history and multi-factor authentication details.
  • Transaction and billing details: quotations, invoices, payment records and bank account details for payments or refunds. We do not store full payment card numbers; card payments are handled by our payment service providers.
  • Technical and device data: IP address, browser type, device model, operating system version, crash reports and usage data.
  • Support and communication records: support tickets, emails, chat messages, remote-session logs and call records.
  • Location data: only if you allow location access in our applications.
  • Job applicant data: CV, qualifications, employment history and referee details.

We do not intentionally collect sensitive personal data, such as health, biometric, religious or criminal records data. If we ever need to process sensitive personal data, we will obtain your explicit consent first.

3How We Collect Personal Data

  • Directly from you: when you fill in forms, request quotations, sign contracts, register an account, contact support, email or call us, attend our meetings and events, or interact with us on our social media pages.
  • Automatically: through cookies, server logs, analytics and monitoring tools when you use our websites, applications or systems we manage.
  • From third parties: your employer or organisation when it engages us and names you as a contact person, our resellers and partners, public sources (such as SSM records and company websites), and referees for job applicants.

4Purposes of Processing

We process personal data for the following purposes:

  1. To provide, deliver, install, maintain and support the Services.
  2. To prepare quotations and process orders, contracts, invoices and payments.
  3. To create and manage user accounts and verify identity.
  4. To respond to enquiries, complaints and support requests.
  5. To monitor, secure and improve our systems, websites and applications, including detecting fraud and security incidents, and conducting customer surveys and service usage analysis.
  6. To send service notices, such as maintenance schedules, security alerts and renewal reminders.
  7. To send marketing about our products, services and events where you have agreed to receive it. You may opt out at any time.
  8. To assess job applications.
  9. To comply with legal and regulatory obligations and respond to lawful requests from authorities.
  10. To establish, exercise or defend legal claims.
  11. For any other purpose directly related to the above.

We will not use your personal data for any other purpose without first informing you and, where required, obtaining your consent.

5Disclosure to Third Parties

We do not sell personal data. We may disclose it to the following parties, only for the purposes in section 4:

  • Our related companies, where applicable.
  • Service providers acting on our behalf, such as cloud hosting and data centre providers, email and communication platforms, payment gateways, accounting and CRM software providers, and couriers.
  • Technology vendors and partners, such as software licensors and hardware manufacturers, where needed to deliver, license or support a product you buy.
  • Professional advisers, such as auditors, lawyers and insurers.
  • Government agencies, regulators, law enforcement and courts, where required or permitted by law.
  • A buyer or successor in a merger, acquisition or restructuring, under confidentiality obligations.
  • Any other party, with your consent.

We require these parties to protect personal data and to use it only for the purposes we specify.

6Transfer Outside Malaysia

Some of our service providers, such as cloud hosting, email and software platforms, may store or process personal data outside Malaysia, in the countries where those providers operate.

We transfer personal data outside Malaysia only as permitted under section 129 of the PDPA. For example, where the destination has laws substantially similar to the PDPA or ensures an equivalent level of protection, where you have consented, or where the transfer is necessary to perform a contract with you.

7Client Data We Process on Behalf of Clients

When we develop, host, maintain or support systems for our clients, we may access personal data belonging to our clients' customers, employees or users ("Client Data"). For Client Data, our client is the data controller and we act as a data processor.

  • We process Client Data only on our client's instructions and under our contract with them.
  • We apply the security measures required of data processors under the PDPA.
  • We notify the client without undue delay if we become aware of a breach affecting Client Data.
  • Requests about Client Data, such as access or correction, should be made to the relevant client. We will forward any such request we receive to them.

8Data Security and Breach Notification

We take practical steps to protect personal data from loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction. These include:

  • Encryption of data in transit (TLS) and, where appropriate, at rest.
  • Role-based access control, least-privilege access and multi-factor authentication for staff.
  • Firewalls, endpoint protection, regular patching and security monitoring.
  • Regular backups and tested recovery procedures.
  • Confidentiality obligations and data protection training for staff and contractors.
  • Due diligence and contractual safeguards for our service providers.

If a personal data breach occurs, we will act promptly to contain it, notify the Personal Data Protection Commissioner as required by the PDPA, and notify affected individuals without unnecessary delay where the breach causes or is likely to cause significant harm.

No method of transmission or storage is completely secure, so we cannot guarantee absolute security.

9Retention

We keep personal data only for as long as it is needed for the purposes it was collected for, or as required by law, regulation or legitimate business needs. How long we keep it depends on the type of data and why we hold it. For example:

  • Contract, project, billing and accounting records are kept for the period required by our contracts and by tax and accounting laws.
  • Support and communication records are kept for as long as needed to support you and resolve any issues.
  • Marketing contact details are kept until you opt out or withdraw your consent.
  • Job application data is kept for the duration of the recruitment process and a reasonable period afterwards.

When personal data is no longer needed, we securely delete, destroy or anonymise it.

10Cookies and Analytics

Our websites use cookies and similar technologies to:

  • Keep the site working, such as login sessions and security (essential cookies).
  • Remember your preferences.
  • Understand how visitors use the site, using analytics tools.

You can manage or block cookies through your browser settings. Blocking essential cookies may stop parts of the site from working.

Our applications may collect anonymous device data, such as device model, operating system version and crash reports, to fix problems and improve the application.

11Your Rights

Under the PDPA, you have the right to:

  • Access the personal data we hold about you and receive a copy. We may charge a fee as allowed under the PDPA regulations.
  • Correct personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date.
  • Withdraw consent to our processing of your personal data by giving us written notice.
  • Stop or limit processing, including for direct marketing. Every marketing message includes an unsubscribe option.
  • Prevent processing that is likely to cause you substantial damage or distress.
  • Data portability: ask us to transmit your personal data to another data controller, where technically feasible and the data format is compatible.
  • Complain to the Personal Data Protection Commissioner (Jabatan Perlindungan Data Peribadi).

To exercise these rights, contact our Data Protection Officer (section 15). We will respond within 21 days and may need to verify your identity first. We may refuse an access or correction request where the PDPA allows; if we do, we will tell you in writing and give our reasons.

12Providing Your Personal Data

Providing personal data is voluntary, except where required by law or by contract. If you do not provide the data we need, or you withdraw your consent, we may be unable to process your enquiry, deliver the Services, provide support or perform our contract with you.

You are responsible for making sure the personal data you give us is accurate, complete, not misleading and up to date. Please tell us promptly if it changes.

If you give us personal data about other people, such as your staff, system users or contact persons, you confirm that you are permitted to share it with us for the purposes in this Policy and that you have made them aware of this Policy.

13Changes to This Policy

We may update this Policy from time to time. The latest version will always be posted on this page with its "last updated" date. We will post a notice on this page when we make material changes.

14Language

This Policy is published in Bahasa Malaysia and English. If there is any inconsistency between the two versions, the English version prevails.

15Contact Us

For questions, requests or complaints about your personal data, contact our Data Protection Officer:

Data Protection Officer: Manager

Company: ITS MART SDN BHD (201501003080)

Address: D-31-06, Megan Legasi, No. 357, Jln Kelang Lama, 58000 Kuala Lumpur, WP Kuala Lumpur

Email: pdpa@itsmart.my

Phone: +60 3-9078 2188

1Pengenalan

ITS MART SDN BHD (No. Pendaftaran 201501003080) ("kami") menyediakan penyelesaian IT, termasuk pembangunan perisian dan aplikasi, integrasi sistem, perkhidmatan awan dan pengehosan, sokongan dan penyelenggaraan IT, perkhidmatan rangkaian dan keselamatan siber, serta perundingan IT ("Perkhidmatan").

Dasar Privasi ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan dan melindungi data peribadi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709) dan pindaannya ("PDPA"). Dasar ini terpakai kepada pelanggan, bakal pelanggan, pengguna laman web dan aplikasi kami, pembekal, pemohon kerja dan sesiapa sahaja yang berurusan dengan kami. Dalam Dasar ini, "data peribadi" dan "pemprosesan" mempunyai maksud yang diberikan dalam PDPA.

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, menggunakan laman web atau aplikasi kami, atau melantik kami untuk Perkhidmatan, anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda seperti yang diterangkan dalam Dasar ini.

2Data Peribadi yang Kami Kumpul

Bergantung pada cara anda berurusan dengan kami, kami mungkin mengumpul data berikut:

  • Butiran identiti dan perhubungan: nama, nombor kad pengenalan atau pasport, jawatan, nama syarikat, alamat e-mel, nombor telefon, alamat pengebilan dan surat-menyurat.
  • Butiran akaun dan log masuk: nama pengguna, kata laluan (disimpan dalam bentuk cincangan), sejarah log masuk dan butiran pengesahan pelbagai faktor.
  • Butiran transaksi dan pengebilan: sebut harga, invois, rekod pembayaran dan butiran akaun bank untuk pembayaran atau pemulangan wang. Kami tidak menyimpan nombor penuh kad pembayaran; pembayaran kad dikendalikan oleh penyedia perkhidmatan pembayaran kami.
  • Data teknikal dan peranti: alamat IP, jenis pelayar, model peranti, versi sistem pengendalian, laporan ranap dan data penggunaan.
  • Rekod sokongan dan komunikasi: tiket sokongan, e-mel, mesej sembang, log sesi jarak jauh dan rekod panggilan.
  • Data lokasi: hanya jika anda membenarkan akses lokasi dalam aplikasi kami.
  • Data pemohon kerja: resume, kelayakan, sejarah pekerjaan dan butiran perujuk.

Kami tidak sengaja mengumpul data peribadi sensitif, seperti data kesihatan, biometrik, kepercayaan agama atau rekod jenayah. Sekiranya kami perlu memproses data peribadi sensitif, kami akan mendapatkan persetujuan nyata anda terlebih dahulu.

3Cara Kami Mengumpul Data Peribadi

  • Terus daripada anda: apabila anda mengisi borang, meminta sebut harga, menandatangani kontrak, mendaftar akaun, menghubungi sokongan, menghantar e-mel atau menelefon kami, menghadiri mesyuarat dan acara kami, atau berinteraksi dengan kami di halaman media sosial kami.
  • Secara automatik: melalui kuki, log pelayan, alat analitik dan pemantauan apabila anda menggunakan laman web, aplikasi atau sistem yang kami uruskan.
  • Daripada pihak ketiga: majikan atau organisasi anda apabila ia melantik kami dan menamakan anda sebagai orang hubungan, penjual semula dan rakan kongsi kami, sumber awam (seperti rekod SSM dan laman web syarikat), dan perujuk bagi pemohon kerja.

4Tujuan Pemprosesan

Kami memproses data peribadi bagi tujuan berikut:

  1. Untuk menyediakan, menghantar, memasang, menyelenggara dan menyokong Perkhidmatan.
  2. Untuk menyediakan sebut harga dan memproses pesanan, kontrak, invois dan pembayaran.
  3. Untuk mewujudkan dan mengurus akaun pengguna serta mengesahkan identiti.
  4. Untuk menjawab pertanyaan, aduan dan permintaan sokongan.
  5. Untuk memantau, melindungi dan menambah baik sistem, laman web dan aplikasi kami, termasuk mengesan penipuan dan insiden keselamatan, serta menjalankan tinjauan pelanggan dan analisis penggunaan perkhidmatan.
  6. Untuk menghantar notis perkhidmatan, seperti jadual penyelenggaraan, amaran keselamatan dan peringatan pembaharuan.
  7. Untuk menghantar bahan pemasaran mengenai produk, perkhidmatan dan acara kami jika anda telah bersetuju untuk menerimanya. Anda boleh menarik diri pada bila-bila masa.
  8. Untuk menilai permohonan kerja.
  9. Untuk mematuhi kewajipan undang-undang dan peraturan serta menjawab permintaan sah daripada pihak berkuasa.
  10. Untuk mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang.
  11. Untuk apa-apa tujuan lain yang berkaitan secara langsung dengan perkara di atas.

Kami tidak akan menggunakan data peribadi anda untuk tujuan lain tanpa memaklumkan anda terlebih dahulu dan, jika dikehendaki, mendapatkan persetujuan anda.

5Pendedahan kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual data peribadi. Kami mungkin mendedahkannya kepada pihak berikut, hanya bagi tujuan dalam seksyen 4:

  • Syarikat berkaitan kami, jika berkenaan.
  • Penyedia perkhidmatan yang bertindak bagi pihak kami, seperti penyedia pengehosan awan dan pusat data, platform e-mel dan komunikasi, gerbang pembayaran, penyedia perisian perakaunan dan CRM, serta syarikat kurier.
  • Vendor dan rakan kongsi teknologi, seperti pemberi lesen perisian dan pengeluar perkakasan, jika perlu untuk menghantar, melesenkan atau menyokong produk yang anda beli.
  • Penasihat profesional, seperti juruaudit, peguam dan syarikat insurans.
  • Agensi kerajaan, pihak berkuasa kawal selia, penguat kuasa undang-undang dan mahkamah, jika dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.
  • Pembeli atau pengganti dalam penggabungan, pengambilalihan atau penstrukturan semula, tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan.
  • Mana-mana pihak lain, dengan persetujuan anda.

Kami mewajibkan pihak-pihak ini melindungi data peribadi dan menggunakannya hanya bagi tujuan yang kami tetapkan.

6Pemindahan ke Luar Malaysia

Sesetengah penyedia perkhidmatan kami, seperti platform pengehosan awan, e-mel dan perisian, mungkin menyimpan atau memproses data peribadi di luar Malaysia, di negara tempat penyedia tersebut beroperasi.

Kami memindahkan data peribadi ke luar Malaysia hanya seperti yang dibenarkan di bawah seksyen 129 PDPA. Contohnya, jika negara destinasi mempunyai undang-undang yang pada dasarnya serupa dengan PDPA atau memastikan tahap perlindungan yang setara, jika anda telah memberikan persetujuan, atau jika pemindahan itu perlu untuk melaksanakan kontrak dengan anda.

7Data Pelanggan yang Kami Proses bagi Pihak Pelanggan

Apabila kami membangunkan, mengehos, menyelenggara atau menyokong sistem untuk pelanggan kami, kami mungkin mengakses data peribadi milik pelanggan, pekerja atau pengguna pelanggan kami ("Data Pelanggan"). Bagi Data Pelanggan, pelanggan kami ialah pengawal data dan kami bertindak sebagai pemproses data.

  • Kami memproses Data Pelanggan hanya mengikut arahan pelanggan dan di bawah kontrak kami dengan mereka.
  • Kami melaksanakan langkah keselamatan yang dikehendaki daripada pemproses data di bawah PDPA.
  • Kami akan memaklumkan pelanggan tanpa kelewatan yang tidak wajar jika kami mendapat tahu tentang pelanggaran yang menjejaskan Data Pelanggan.
  • Permintaan berkenaan Data Pelanggan, seperti akses atau pembetulan, hendaklah dibuat kepada pelanggan berkenaan. Kami akan memanjangkan sebarang permintaan sedemikian yang kami terima kepada mereka.

8Keselamatan Data dan Pemberitahuan Pelanggaran

Kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, salah guna, pengubahsuaian, akses atau pendedahan tanpa kebenaran atau secara tidak sengaja, pengubahan atau pemusnahan. Langkah ini termasuk:

  • Penyulitan data semasa penghantaran (TLS) dan, jika sesuai, semasa disimpan.
  • Kawalan akses berasaskan peranan, akses keistimewaan minimum dan pengesahan pelbagai faktor untuk kakitangan.
  • Tembok api, perlindungan titik akhir, tampalan keselamatan berkala dan pemantauan keselamatan.
  • Sandaran berkala dan prosedur pemulihan yang diuji.
  • Kewajipan kerahsiaan dan latihan perlindungan data untuk kakitangan dan kontraktor.
  • Usaha wajar dan perlindungan kontrak untuk penyedia perkhidmatan kami.

Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan bertindak segera untuk membendungnya, memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi seperti yang dikehendaki oleh PDPA, dan memaklumkan individu yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak perlu jika pelanggaran itu menyebabkan atau mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara.

Tiada kaedah penghantaran atau penyimpanan yang selamat sepenuhnya, oleh itu kami tidak dapat menjamin keselamatan mutlak.

9Tempoh Penyimpanan

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang perlu bagi tujuan ia dikumpul, atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, peraturan atau keperluan perniagaan yang sah. Tempoh penyimpanan bergantung pada jenis data dan sebab kami menyimpannya. Contohnya:

  • Rekod kontrak, projek, pengebilan dan perakaunan disimpan bagi tempoh yang dikehendaki oleh kontrak kami serta undang-undang cukai dan perakaunan.
  • Rekod sokongan dan komunikasi disimpan selama yang perlu untuk menyokong anda dan menyelesaikan sebarang isu.
  • Butiran hubungan pemasaran disimpan sehingga anda menarik diri atau menarik balik persetujuan anda.
  • Data permohonan kerja disimpan sepanjang proses pengambilan pekerja dan bagi suatu tempoh yang munasabah selepas itu.

Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan memadam, memusnahkan atau menjadikannya tanpa nama secara selamat.

10Kuki dan Analitik

Laman web kami menggunakan kuki dan teknologi serupa untuk:

  • Memastikan laman web berfungsi, seperti sesi log masuk dan keselamatan (kuki penting).
  • Mengingati pilihan anda.
  • Memahami cara pelawat menggunakan laman web, menggunakan alat analitik.

Anda boleh mengurus atau menyekat kuki melalui tetapan pelayar anda. Menyekat kuki penting boleh menyebabkan sebahagian laman web tidak berfungsi.

Aplikasi kami mungkin mengumpul data peranti tanpa nama, seperti model peranti, versi sistem pengendalian dan laporan ranap, untuk membaiki masalah dan menambah baik aplikasi.

11Hak Anda

Di bawah PDPA, anda berhak untuk:

  • Mengakses data peribadi anda yang kami simpan dan menerima salinannya. Kami mungkin mengenakan fi seperti yang dibenarkan di bawah peraturan PDPA.
  • Membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini.
  • Menarik balik persetujuan terhadap pemprosesan data peribadi anda dengan memberikan notis bertulis kepada kami.
  • Menghentikan atau mengehadkan pemprosesan, termasuk bagi tujuan pemasaran langsung. Setiap mesej pemasaran disertakan pilihan untuk berhenti melanggan.
  • Menghalang pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau distres yang besar kepada anda.
  • Kemudahalihan data: meminta kami menghantar data peribadi anda kepada pengawal data lain, jika boleh dilaksanakan secara teknikal dan format data adalah serasi.
  • Membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (Jabatan Perlindungan Data Peribadi).

Untuk melaksanakan hak ini, hubungi Pegawai Perlindungan Data kami (seksyen 15). Kami akan memberi maklum balas dalam tempoh 21 hari dan mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Kami boleh menolak permintaan akses atau pembetulan jika dibenarkan oleh PDPA; jika kami berbuat demikian, kami akan memaklumkan anda secara bertulis berserta sebab-sebabnya.

12Pemberian Data Peribadi Anda

Pemberian data peribadi adalah secara sukarela, kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang atau kontrak. Jika anda tidak memberikan data yang kami perlukan, atau anda menarik balik persetujuan, kami mungkin tidak dapat memproses pertanyaan anda, menyediakan Perkhidmatan, memberikan sokongan atau melaksanakan kontrak kami dengan anda.

Anda bertanggungjawab memastikan data peribadi yang anda berikan kepada kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Sila maklumkan kami dengan segera jika terdapat perubahan.

Jika anda memberikan kami data peribadi orang lain, seperti kakitangan, pengguna sistem atau orang hubungan anda, anda mengesahkan bahawa anda dibenarkan untuk berkongsi data tersebut dengan kami bagi tujuan dalam Dasar ini dan bahawa anda telah memaklumkan mereka mengenai Dasar ini.

13Perubahan kepada Dasar Ini

Kami mungkin mengemas kini Dasar ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan sentiasa dipaparkan di halaman ini bersama tarikh "kemas kini terakhir". Kami akan memaparkan notis di halaman ini apabila kami membuat perubahan penting.

14Bahasa

Dasar ini diterbitkan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

15Hubungi Kami

Untuk sebarang pertanyaan, permintaan atau aduan berkenaan data peribadi anda, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami:

Pegawai Perlindungan Data: Pengurus

Syarikat: ITS MART SDN BHD (201501003080)

Alamat: D-31-06, Megan Legasi, No. 357, Jln Kelang Lama, 58000 Kuala Lumpur, WP Kuala Lumpur

E-mel: pdpa@itsmart.my

Telefon: +60 3-9078 2188